关于开展2019年度文件材料立卷归档工作的通知

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欧文变向过人教学视频,文章作者: 张丽 发布日期: 2020-04-23

欧文变向过人教学视频各学院、各单位:

欧文变向过人教学视频根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》(苏档规发【2016】3号)、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《南京农业大学档案管理办法(修订)》和《南京农业大学归档文件整理细则》等文件精神,现就2019年度文件材料立卷归档工作通知如下:

欧文变向过人教学视频一、归档范围

欧文变向过人教学视频各单位在2019年度工作中形成的,具有保存价值的原始文件材料(包括文字、声像、电子文件等形式),均属归档范围。所有应归档材料,实行纸质和电子材料同步进行。

欧文变向过人教学视频二、立卷要求

欧文变向过人教学视频(一)实行部门立卷归档制度。各部门兼职档案员履行本部门档案材料的收集、整理和立卷工作职责,各部门分管档案工作的领导履行立卷指导、检查验收等职责。

欧文变向过人教学视频(二)归档材料必须完整。整理过程中要逐件检查,不要缺项、漏项。归档材料必须是原件,原则上复印件不得归档。

欧文变向过人教学视频(三)凡是已形成的归档材料涉及多个部门的,由主管部门按照要求负责归档,欧文变向过人教学视频部门协助提供有关材料。

欧文变向过人教学视频(四)纸质档案归档目录应按标准输入学校档案管理系统,有电子文稿的也要上传到该系统中。同时,每份纸质档案必须扫描成单份PDF格式文件(文件分辨率要求在300dpi以上,图片分辨率要求在400dpi以上),并同步上传至档案管理系统中。兼职档案员需认真核对,确保纸质文件与上传的扫描件完全一致。

(五)档案移交目录、备考表上,各单位分管领导负责审核并签字和盖章。

三、归档步骤

1.根据收发文本、工作计划、总结等,收集本单位年度内形成的各类文件材料。立卷归档范围及保管期限可在档案馆网站上“业务指导——部门立卷规范”中查询。

2.文件材料根据保管期限进行分类,同时按照“机构—问题—时间”细分排序,结合文件数量等进行组卷。不同保管期限的文件材料必须分盒。

3.在学校档案管理系统上录入归档文件目录。

4.将整理完毕的归档文件材料(纸质材料、电子文件等,照片档案需冲洗且同时提供电子版本)及文件目录、备考表等移交至档案馆,经核对无误后,方可完成归档工作。

5.请各学院、各部门于2020年7月31日前,完成2019年度工作中形成的归档文件材料的移交工作。

四、业务培训

鉴于疫情防控要求,档案馆将通过线上开展年度立卷归档工作的业务培训,具体时间将在“南农档案”QQ工作群内通知。届时请各学院、各单位档案工作人员提前做好工作安排,务必按时参加。

五、联系方式

归档业务联系人:张 丽 联系电话:84399639

档案信息系统联系人:高 俊 联系电话:84395397

档案馆

2020年4月23日